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Qualimétha® : FAQ

 

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Des questions sur les critères de la grille ? Découvrez notre FAQ interactive, qui facilite la lecture, et sous format Google Sheet (mode consultation uniquement). Les dates de mises à jour sont indiquées. D'autres informations plus générales (modalités d'audit, cas particuliers, etc.) sont à votre disposition sur cette page.

Lien Qualimétha® / autres certifications Qualité

  • Une entreprise doit-elle être ISO 9001 ou 14001 pour prétendre à Qualimétha ?

Non, la labellisation est possible pour tout type d'entreprise. Qualimétha empruntant la démarche de l'ISO 9001, la labellisation sera l'occasion de mettre en place une démarche Qualité dans l'entreprise.

  • Si je suis déjà ISO 9001, quel intérêt d'être Qualimétha ?

Qualimétha intègre un ensemble de critères techniques propres à la méthanisation non traités dans la certification ISO 9001.

  • Peut-on coupler un audit ISO 9001 avec un audit Qualimétha ?

Tout à fait : l'audit ISO 9001 étant renouvelé chaque année, alors que celui de Qualimétha se renouvelle tous les trois ans, il est possible de coupler ces deux audits en une seule prestation par le même organisme d'audit. Si vous préférez les faire réaliser par deux cabinets d'audit différents, un allègement de certains critères ISO lors de l'audit Qualimétha sera possible en transmettant le rapport d'audit ISO 9001 à l'auditeur au moment de la candidature.

Cas des entreprises multi-sites et étrangères

  • Mon entreprise comprend plusieurs sites. Où dois-je me faire auditer ?

L’audit initial aura lieu au siège suivi d’un échantillonnage des autres sites concernés par la même activité qui vise à être labellisée. Pour l’audit de surveillance : cet audit durant une journée pour suivre les Non-Conformités Mineures, il pourra se faire uniquement au siège de l’entreprise ou le cas échéant, sur le site où le plus de non-conformités ont été relevées. 

Pour l'audit initial  : lorsque vous avez plusieurs sites, comptez environ 1/2 journée par site choisi en plus des jours d'audit au siège et environ 1/4 journée de rapportage de l'audit sur chaque site.

  • Mon entreprise a un siège à l'étranger. Puis-je prétendre à Qualimétha ?

Dans le cas des agences où le siège social est à l’étranger, le dossier de candidature exige une existence juridique en France. L’entreprise doit avoir une inscription secondaire dans le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) en France si elle a une activité régulière dans le pays. Tous les documents doivent être en français.

  • Pourquoi une entreprise étrangère a-t-elle besoin d'être inscrite au Registre des Commerces et des Sociétés ?

Le label Qualimétha entend permettre aux porteurs de projets d'identifier les acteurs qui peuvent leur fournir des services de qualité. Cette qualité demande que les constructeurs puissent assumer leurs obligations de service après-vente dans des délais raisonnables et dans la durée. Les entreprises doivent donc manifester leur volonté d'avoir une activité régulière et stable en France, ce qui impose une immatriculation au RCS.

 Une société étrangère qui veut intervenir en France de manière ponctuelle doit faire une déclaration de détachement. Si elle fait plusieurs déclarations par an, l'inspection du travail constatera que l’activité n’est pas que ponctuelle et l’obligera donc à régulariser sa situation. En imposant une immatriculation au RCS, Qualimétha ne fait donc que tirer les conséquences légales de la volonté exprimée par le candidat de voir que la qualité de service qu'il offre en France reconnue.

Tout ceci respecte par ailleurs les traités communautaires : la liberté du commerce et d’établissement ne veut pas dire qu'il n'y a pas de règle. Cela veut dire qu’il ne peut pas être imposée à une entreprise étrangère des règles différentes que celles qui s'appliquent aux entreprises françaises. Pour rappel, une entreprise française doit immatriculer au RCS chacun de ces établissements secondaires, c’est-à-dire chacun des établissements dans lequel elle exerce une activité stable.

Candidats concernés par le label Qualimétha®

  • Le label a t-il uniquement vocation à gérer des installations agricoles ou territoriales ou vise-t-il aussi les installations uniquement dédiées au traitement de déchets (Digesteur de STEP ou de biodéchets) ?

Le label vise les professionnels intervenant sur un projet de méthanisation (constructeurs, MOE, AMO) quel que soit le projet (agricole, territorial, industriel, STEP).

  • Dans le cas des installation de méthanisation de biodéchets seuls, l’ADEME conditionne-t-elle aussi ses aides à l’intervention d’un AMO ou MOE disposant du label ? 

Pour l'ADEME, tous les intervenants (AMO, MOE, constructeurs) doivent être labellisés.

  • Peut-on candidater en tant qu'AMO et MOE ?

Oui. Néanmoins, Qualimétha souhaite séparer les fonctions d'AMO/MOE sur les mêmes projets. Un candidat pourra effectivement être labellisé AMO et MOE, mais l'auditeur vérifiera qu'il intervient en tant que l'un ou l'autre sur des chantiers différents (pour ne pas se conseiller lui-même).

  • Dans le cas d’allotissements avec plusieurs lots équipements, par exemple 1 lot méthanisation et 1 lot épuration biométhane, voire 1 lot « biogaz » (avec gazomètre, torchère, épuration), les constructeurs de chacun ces lots doivent ils avoir le label ? Ou uniquement le lot méthanisation ?

L'ADEME demande à ce que chacun des constructeurs de lots soient labellisés, ainsi que le MOE qui coordonne l'ensemble.

  • Dans le cas d’un constructeur clé-en-main avec une sous traitance du lot épuration biométhane, et une sous traitance du méthaniseur, le label est il nécessaire uniquement pour l’ensemblier uniquement ou les fournisseurs également ?

Le label s'applique à l'ensemblier, mais ce dernier s'engage à vérifier les assurances et les contrats de ses sous-traitants.

  • Dans le cas d’un groupement d’entreprises avec un constructeur clé en main mandataire du groupement, le label est-il nécessaire uniquement pour ce mandataire ? Ou également pour un co-traitant ? 

Dans ce cas de co-traitance, les co-traitants doivent également être labellisés.

  • Que faire si on ne passe que par des marchés privés (sans AMO, MOE, sans consultation des entreprises ?). La plupart des critères Qualimétha ne s'appliquent plus...

Tous les critères concernant le candidat s'appliquent , quelque soit le montage du projet.

  • Les porteurs de projets doivent-ils être labellisés ?

Aujourd'hui, les porteurs de projets n'ont pas à être labellisés (le label ne concerne pas l'exploitation).

  • Je suis en charge de la construction des cuves de méthanisation et de ses équipements auxiliaires et du lot épuration. Sur quelle activité puis-être labellisé ?

L'activité de construction de cuve est labellisable, ainsi que l'activité de valorisation du biogaz.

Déroulement d'un audit Qualimétha®

  • Combien de temps dure un audit ?

Compter 2 journées de 8h environ sur site (+ éventuellement 1/2 journée supplémentaire si vous candidatez sur deux activités). Plus d'informations ici.

  • Combien de projets sont audités ?

Lorsqu’il y a plusieurs projets, les organismes d’audit procèdent lors de l’audit à un échantillonnage parmi la liste des références fournie. La règle d’audit est la suivante :

1 projet est regardé sur l’intégralité des critères de la grille Qualimétha®

-  5 projets parmi ceux figurant dans la liste fournie lors de la recevabilité sont regardés sur certains critères de la grille Qualimétha® (échantillonnage aléatoire).

Afin de garantir la possibilité de cet échantillonnage, la présence des chefs de projets en charge soit d’1/3 du volume de projets, soit de 10 projets (pour les plus grosses structures) lors de l’audit est demandée (inchangé).

  • Quelle est l'historicité des projets audités ?

Audit initial :

- Les projets évalués en priorité seront ceux réalisés l’année précédant l’audit.

- Au besoin, l’auditeur pourra demander à évaluer des projets allant jusqu’à 3 années précédant l’audit figurant sur la liste de référence fournie par le candidat.

 Audit de surveillance :

- Les projets évalués en priorité seront ceux réalisés entre l’audit initial et l’audit de surveillance, afin d’évaluer la démarche d’amélioration continue du candidat.

 Audit de renouvellement :

- Les projets évalués en priorité seront ceux réalisés sur les 3 années écoulées entre les deux audits.

- Au besoin, l’auditeur pourra demander à évaluer des projets antérieurs figurant sur la liste de référence fournie par le candidat.

  • De combien de temps dispose-t-on pour répondre aux non-conformités ?

Afin de fluidifier le traitement des dossiers et l'obtention de la labellisation, l'auditeur et le candidat veilleront à ce que le délai de traitement des non-conformités majeures et mineures n’excède pas 8 SEMAINES AU TOTAL. 

Le candidat dispose de 4 SEMAINES pour corriger les non-conformités majeures et mineures relevées. L’entreprise, en fonction des retours de l’auditeur, adapte ses plans d'actions sous 4 SEMAINES.

En cas de force majeure dûment justifié auprès du Secrétariat du Label, l’ATEE Club Biogaz pourra décider d’un délai supplémentaire dans la réponse aux non-conformités.

Coût de la démarche Qualimétha

  • Quel est le coût d'un audit ?

Les informations relatives au coût des audits sont disponibles ici. Compter environ 5000 euros pour 2 jours d'audit complet + traitement du dossier de candidature. Une labellisation vaut pour 3 ans.

  • Que sont les "frais d'enregistrement ATEE" ?

Il s'agit des frais liés au fonctionnement du label (gestion et suivi des dossiers de candidature, émission des attestations d'enregistrement, etc.)  Ils sont à régler directement à l'ATEE. Plus d'informations disponibles ici.

  • Combien coûte la mise en place de la démarche Qualimétha ?

En dehors du coût d'audit et des frais d'enregistrement ATEE, le coût de la structuration de votre entreprise dépend de votre avancement dans la démarche qualité : nécessité ou non de recruter un responsable qualité, prévision ou non de "Formations Qualité" à destination des salariés, recrutement d'un stagiaire responsable de la mise en œuvre intégrale de système qualité, etc. Ils sont donc difficiles à chiffrer et dépendent du temps alloué à la préparation de la labellisation.

Le retour des audits pilotes a révélé une fourchette de coût allant de 6000 à 60 000 euros selon l'état d'avancement des entreprises.

  • Combien de temps est à prévoir pour mettre en place de la démarche Qualimétha ?

Comme pour la question précédente, cela dépend de l'avancement dans la démarche qualité de l'entreprise.

Le retour des audits pilotes a révélé une fourchette de temps allant de 10 à 130 jours pour structurer l'entreprise selon la grille de critères, et 22 jours annuels prévus pour assurer son maintien dans une démarche d'amélioration continue.

RENOUVELER SON AUDIT

  • Quand intervient l'audit de renouvellement ?

L'audit de renouvellement intervient 3 ans après l'obtention de la labellisation.

  • Suis-je obligé de contacter le même organisme d'audit que pour l'audit initial ?

Non, il n’est pas nécessaire que l’organisme d’audit retenu pour le renouvellement du label soit le même que pour la demande initiale.

  • Quelles informations dois-je communiquer aux auditeurs pour le renouvellement ?

Deux cas sont possibles :

1) Le candidat choisit un renouvellement avec le même organisme d’audit ayant effectué l’audit initial : Il doit alors déclarer à son organisme d’audit toutes les modifications d'ordre financier, juridique assurantiel, des compétences, organisationnel et technique (voir le règlement du label disponible ici).

 2) Le candidat choisit un renouvellement avec un autre organisme d’audit ayant effectué l’audit initial : Il doit remplir un nouveau dossier de candidature et joint le rapport d’audit du précédent organisme d’audit ayant justifié sa labellisation en cours.

L'audit interne et les non-conformités

  • Pouvez-vous me préciser la différence entre l’autodiagnostic (auto-évaluation) avec la grille Qualimétha et l’audit interne ? 

L'autodiagnostic (ou auto-évaluation) est la première étape d'un audit interne : il s'agit d'un passage en revue de la grille, en évaluant pour chaque critère si vous y répondez (oui/non) et comment.

La deuxième étape consiste à rassembler tous les éléments/documents/procédures indiquant comment vous répondez au critère, et pour les critères "manquants", à mettre en place les outils pour y répondre.

Une fois cette étape réalisée, votre responsable qualité va évaluer votre entreprise en se basant sur la grille, et prévoir des plans d'amélioration/correction en fonction des "manquements" que vous aurez relevé.

C'est l'ensemble de ces étapes qui constitue un audit interne (d'où le fait que ce soit assez long !).

  • Comment définissez-vous une NC mineure et une NC majeure pour la grille ?

La grille reste volontairement assez "vague" pour permettre une appréciation par l'auditeur au regard du risque qu'engendre chaque NC qu'il relève. A titre d'exemple, ne pas faire des tests de réception est une NC majeure. Ne pas les archiver systématiquement, relève plutôt d'une NC Mineure.

Aides ADEME

  • Sur notre attestation d’engagement dans la démarche, que veut dire la phrase « l’entreprise s’engage à être labellisée au 1er trimestre 2021 au plus tard ». Sachant que la procédure de candidature est estimée à 6 mois, puis 1 mois pour l’étude de recevabilité du dossier, et enfin 1 mois pour la procédure d’audit par un organisme certificateur ? 

Cette attestation a été validée par l'ADEME qui souhaitait qu'un maximum d'acteurs soient labellisés le 01/01/21. Dans les faits, du fait des difficultés COVID et de la phase de lancement du label, l'ADEME est revenue sur cette date et accorde une "souplesse" aux candidats pour l'année 2021.

En fait, c'est la réalisation de l'audit interne qui est la plus longue (d'où l'estimation approximative de 6 mois, qui varie d'une entreprise à l'autre).

La validation de la candidature par un organisme d'audit prend moins de temps dès lors que l'audit interne est fait et le dossier de candidature complet.

Dans tous les cas, si vous ne pensez pas être labellisé d'ici fin mars, vous pouvez solliciter le Secrétariat du label (qualimetha@atee.fr) pour vous éditer une autre attestation indiquant que vous visez la fin d'année 2021. Il faut juste garder à l'esprit que lors de l'étude des appels à projets, les ADEME régionales auront tendance à favoriser un candidat labellisé plutôt qu'un autre.